M365活用による規定（文書）管理システムの構築

課題

製造業であるA社様で、Notesアプリを活用し、文書管理とワークフロー機能を統合した社内規定管理の基盤として長年活用されてきました。しかしながらNotesの保守サポートの終了が迫っており、継続利用が困難な状況でした。加えて、旧システムは独自仕様で構築されていたため、他システムとの連携性や拡張性に課題があり、今後の業務効率化やDX推進に対応できない懸念がありました。

施策

既に保有しているMicrosoft 365ライセンスを有効活用する方針のもと、Microsoft365環境上に新たな社内規定管理アプリケーションを構築しました。以下の施策を実施しています。

• 文書管理機能の再構築
  SharePointを活用し、規定文書の検索性・閲覧性を向上

  文書の分類・タグ付けにより、目的の規定を迅速に参照可能な環境を整備

• ワークフローの自動化
  Power Automateを用いて、規定文書の起案・変更申請・承認・決裁までの一連の業務プロセスを自動化
  従来の手動処理を排除し、業務の標準化と処理時間の短縮を実現

• 迅速な移行対応
  保守期限が迫る中、Microsoft365の既存機能を最大限活用することで、短期間でのシステム構築と運用開始を可能にしました

効果

• 業務効率の向上
  ワークフローの自動化により、申請から承認までの処理時間が大幅に短縮。担当者の負荷軽減と業務の透明性向上を実現

• コストの最適化
  既存のMicrosoft 365ライセンスを活用することで、新規システム導入に伴う追加コストを抑制。資産の有効活用に成功。

• 継続的な運用と拡張性の確保
  Microsoft 365のクラウド基盤により、今後の機能追加や他業務との連携も柔軟に対応可能。将来的なDX推進にも寄与する基盤を整備。

技術情報

プロジェクト規模

工数：約５人月

工程

要件定義、開発、保守

活用技術

Microsoft 365（SharePoint、lists、Outlook、PowerAutomate）